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居安思危: 2019年差旅和费用管理领域的六大看点

SAP企业差旅费用管理

文:SAP Concur大中华区总经理 林星华

在全球化和数字化成为经济发展关键词的当下,中国企业需要更加敏捷地推动自身的管理创新和业务创新以应对海内外瞬息万变的市场趋势。能否在从容应对跨国业务相关法规和政策的基础上,推动企业数字化转型,进而提升企业运营效率和员工效率,降低总体成本,已经成为中国企业在全球舞台上赢得竞争的重要要素。

从成本管控的角度看,作为企业最首要的可控成本之一,全球化和数字化背景下的差旅费用管理亟待得到更好的优化和调整。展望 2019年,在全球差旅与费用管理领域拥有25年成功经验的SAP Concur认为,企业需要关注六大要点,从而紧密把握未来发展趋势。

机器学习技术逐步落地

身处大数据时代,如何搜集、整理财务相关数据,并细化数据的颗粒度,进行提炼和挖掘,来更好地指导企业业务的发展,是当今财务管理者需要考虑的重要问题。目前,中国大多数的企业在费用管理上依旧停留在手动阶段,SAP Concur联合国际数据公司(IDC)发布的《中国智慧费用管理行业报告》显示,53%的受访者认为孤立的信息系统和信息孤岛使得财务数据难以实现统一,如果财务人员可以掌握机器学习的处理能力,就会获取独一无二的、由数据驱动的洞察力,其带来的收益会远超自动化的价值。

2019年,越来越多的企业会开始尝试使用机器学习技术来取代传统的光学识别技术,不只是从图片中提取文字,且同时为字母和数字提供语境,并判断其准确性。利用机器学习的算法,以人力所不能及的方式处理海量数据(即大数据),从而使得企业能够以前所未有的规模和速度来分析和审计开支。展望未来,凭借在海量的数据中做到实时识别和异常内容检测的机器学习能力,企业在改进业务流程、降低成本和保障合规性等方面,将获得前所未有的洞察力和灵活性。

CFO与CIO的合作更加紧密

虽然CFO和CIO的企业角色不同,但是在数字化转型的驱动下,两者会加强财务和IT部门的紧密合作,以进一步提高效率、节约成本并支持业务发展。SAP Concur曾与Forrester咨询公司共同调研,报告显示超过70%的财务管理人员正在或计划将云计算等IT技术应用到差旅费用管理系统,这也是其推动财务数字化转型的重要步骤之一。CIO在新的一年会希望公司增加IT预算,提供更多投资以支持包括云部署、人工智能、机器学习在内的自动化技术项目,这就离不开CFO在预算决策上的平衡和协助。

2019年,随着财务部门的现金流管理和其他日常任务将会越来越自动化,CFO将更深入地参与数字化业务并成为科技创新的驱动者。同样,随着企业对于保护数据隐私的重视性逐步攀升, CIO将更紧密地与财务部门合作,提供可靠有力的技术支持,为财务的各项数据安全和数据隐私保驾护航。

数据隐私保护愈加重要

欧盟的《通用数据保护条例》(简称GDPR)已经成为企业在欧洲业务发展必须遵守的法规。针对数据安全问题,该条例有权对违法企业处以高达2000万欧元或者全球营收4%(两者取其大)的巨额罚款。这无疑从根本上改变了全球企业处理用户个人数据的方式,并影响到欧盟中的企业及与欧盟有业务来往的企业的运营。任何存储或处理欧盟国家内有关欧盟公民个人信息的公司,即使在欧盟境内没有业务存在,也须遵守该条例。而中国涉及欧洲业务的诸多企业,已经被自动纳入到GDPR的管辖范围,应提前做好预案。

目前,许多中国企业还相对缺乏GDPR合规意识,甚至不了解GDPR是否适用于自身。如果中国企业在出海过程中不进行个人数据隐私的合规管理,将很有可能合作受阻、甚至损失惨重。因此,有出海需求的中国企业在2019年会更加需要一个可保护员工数据隐私的费用管理系统,通过增强的数据安全保护、以及限制数据访问权限等多重功能,来满足保护个人数据隐私的技术需求。SAP Concur始终致力于遵守包括GDPR在内的相关法律法规,并承诺通过其产品和服务使其企业用户顺利遵守GDPR要求,确保合规性。

商旅生态系统不再是空中楼阁

如今,机票和酒店的预订成本和效率成为了企业内一项越来越突出的问题。根据一份研究报告,接近一半的商旅人士每月需要花费30分钟到1个小时的时间来完成机票、火车票和酒店预定,而18%的人则需要花费1到2个小时不等。

我们有理由相信,在2019年,越来越多的企业会下定决心采用涵盖商旅生态系统的自动化差旅和费用管理解决方案,从而让行程预订的流程更简单,提高员工生产力,并让财务管理者更好地进行费用管理跟踪和分析管理。具体而言,基于商旅生态系统,出差员工再也不需要进行大量的机票和酒店搜索;经理无需再根据员工的差旅历史记录来批准其出差和费用申请。同时,一个优质的系统还可帮助企业自动区分商务和休闲旅行的费用,确保差旅费用的合规性和加强成本控制。SAP Concur针对中国市场打造了包括微信、携程、滴滴出行等众多本土商旅服务商的开放式平台,在国际市场则打造了以Concur TripLink为核心的、集成了多家航空公司、住宿和地面交通供应商的海外差旅生态系统,从而帮助企业员工在国内、外的差旅过程中都能享受无缝的便捷体验,为企业实现切实的员工关怀。

把握全球税务政策尤为关键

面对经济全球化的市场趋势,每个国家对入境长期工作的外籍人员采取不同的工作签证和跨境税收规则,这就给开展跨国业务的中国企业带来了更多挑战。因为跨国家的长期工作签证和跨境税收的政策不同,如果公司无视这个问题,可能会对员工个人和公司造成巨大的税务负担。最糟糕的情况是,公司还可能因违反签证规定而面临巨额罚款,造成金钱和信誉的双重损失。另一方面,企业如果掌握员工海外差旅的跨境增值税退税的能力,也将获得可观的退税收益。

毫无疑问,在2019年,中国企业要比以往任何时候都需要更智慧地应对跨境工资税、增值税退税等复杂性问题。SAP Concur在自有的差旅生态系统中集成了全球领先的增值税退税企业 VAT IT,可以提供专业的退税可行性分析,编制退税申索资料并将其提交给相关的税务机关。同时,借助全球25年的经验和成熟稳定的云架构系统,SAP Concur可支持多语言,并熟知多国税务政策要求,全面满足中国企业进行全球差旅和费用管控的需求。

女性差旅安全得到更多重视

据统计,女性出差者占所有商务旅行者的40%以上,而且该数字还在持续增长中。商旅专家们一致认为,女性出差者相较于男性,在旅行中面临更高的风险,然而大多企业并没有意识到这个问题。最近的全球商务旅行协会(GBTA)报告指出,仅有18%的公司在其商旅安全政策中专门强调了女性出差者的安全需求。因为存在潜在的风险,女性员工在出差的时候其实也是缺乏安全感,继而影响着其工作生产力和生活幸福感。

进入2019年,越来越多的企业将开始重视在其商旅安全政策中优先说明并强调女性出差者的困扰,从而履行对员工的关怀责任。与此同时,女性员工也会主动要求公司优先关照她们,而这将成为企业人才保留与员工关怀成功与否的一个重要指标。

未雨绸缪早当先,居安思危谋长远。在这个千帆竞发、百舸争流的时代,企业不仅要实现自身业务升级去应对激烈的市场竞争,还要周全地在差旅和费用管理方面多维度、多视角的全面布局。具有现代思维的企业管理者,不仅要关注更具便捷性和洞察力的差旅生态系统和基于大数据的机器学习技术,还要全面熟知国际市场中的数据安全法规和跨境税费政策,以及细致地考虑员工满意度和履行员工关怀责任,这样才能真正将高效的差旅和费用管理落到实处,进而在日趋激烈的国际竞争中占据更有利的位置。

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